Pada saat ini mungkin Anda sudah memutuskan untuk menggunakan KM dalam organisasi Anda. Setelah Anda telah mengetahui beberepa keuntungan yang dapat diberikan oleh KM, Anda berencana untuk merancang sebuah sistem KM.

Pada organisasi yang menggunakan sistem KM dapat menemukan perbedaan dalam mengatur segala sumber daya pengetahuan yang ada. Berikut adalah beberapa keuntungan yang didapat.

Penyebaran pengetahuan organisasi yang berharga
Organisasi yang menggunakan sistem KM dapat merasakan benefit ini karena perpindahan pengetahuan dalam organisasi dapat berlangsung sangat cepat. Pengetahuan penting dapat sampai ke orang yang tepat dalam waktu yang relatif singkat.

Sebuah ide yang dapat diterapkan adalah integrasi antara Sistem Informasi (SI) dengan KM. Anda dapat membayangkan SI dan KM berada dalam screen yang sama. Sehingga pada setiap saat, pengguna bisa mendapatkan bantuan dari KM.

Tidak mengulangi penciptaan ide yang sama
Sistem KM menyimpan segala pengetahuan yang ada dalam organisasi. Saat sebuah tim sedang dihadapkan pada suatu masalah, tim dapat berkonsultasi pada sistem KM untuk mendapatkan jawaban terbaik atas masalah yang dihadapinya. Apabila tim tidak menemukan solusinya, tim dapat menemukan solusinya sendiri dan menyimpannya dalam sistem KM sehingga dapat digunakan oleh orang lain apabila masalah yang ditemukan sama.
Penggunaan repositori yang baik dapat mempercepat pencarian pengetahuan di KM, sehingga pengguna dapat lebih cepat dalam mencari pengetahuan yang diinginkan.

Mengurangi waktu training karyawan baru
Organisasi dapat menggunakan fasilitas E-Learning pada sistem KM yang tersedia. Karyawan baru dapat mempelajari pengetahuan apapun yang ada dalam sistem KM termasuk bantuk belajar E-Learning untuk mempercepat proses belajarnya.
Sebuah sistem KM yang baik memiliki cara-cara dalam melakukan seluruh proses dan prosedur dalam organisasi, sehingga karyawan baru dapat mempelajari seluruh proses dalam prganisasi. Jika hal ini dapat dipenuhi, maka salah satu tujuan utama KM sudah dipenuhi, yaitu mempercepatorganisasi.

Pengetahuan karyawan disimpan selamanya
Kekayaan organisasi terbesar, yaitu pengetahuan, tetap berada di organisasi. Sehingga walaupun karyawan yang memiliki pengetahuan tersebut keluar membawa pengetahuan, organisasi tetap dapat recover dengan cepat. Organisasi tidak lagi takut kehilangan pengetahuan akibat pindahnya karyawan keluar dari oraganisasi. Pengetahuan karyawan disimpan dan dapat dipelajari di kemudian hari oleh orang lain dengan cepat.

Tetap diingat, bahwa KM lebih dari sekedar sistem informasi. KM lebih dari itu. Lihat disini untuk info lebih lanjut.