KM memungkinkan penyebaran pengetahuan di dalam organisasi dengan (relatif) cepat, dan dapat menampung seluruh pengetahuan yang ada. Bayangkan jika Anda adalah seorang pekerja di suatu perusahaan, dan Anda harus mempelajari suatu proses yang sebelumnya, orang tersebut sudah meninggalkan perusahaan tempat Anda bekerja. Anda hanya perlu membuka aplikasi, mengetik Keyword, lalu klik tombol Search. Ya, Anda dapat langsung mencari dan mempelajarinya dengan sangat cepat.

Tapi, itu “best case”-nya.

Nyatanya, banyak yang gagal dalam menerapkan KM di organisasinya, dari mahalnya biaya, sampai pemborosan waktu, hanya karena esensi dari KM itu sendiri tidak diterapkan. Saya coba berikan beberapa point dalam memulai KM di organisasi Anda.

Tahap Pertama, kenali antara dua point berikut mengenai budaya yang berjalan di perusahaan Anda:

1. Orang-orang dalam perusahaan memiliki inisiatif untuk saling berbagi pengalaman / pengetahuan. Mereka dapat melakukan diskusi ringan di waktu makan siang atau dalam skala yang lebih serius lagi seperti menyisihkan waktu dalam 1 minggu untuk presentasi mengenai ide-ide baru, atau

2. Mereka lebih banyak membicarakan artis atau gosip seputar teman-teman sepekerjaan mereka.

Jika perusahaan Anda berada di point 1, maka sebenarnya Anda telah melakukan KM, walau dalam skala kecil. Hanya saja bagaimana caranya Anda menyimpan semua pengetahuan sehingga tidak keluar dari perusahaan Anda.

Jika perusahaan Anda berada di point 2, sebaiknya Anda dapat memulai untuk melakukan hal-hal di point 1.

KM adalah mengenai budaya Knowledge Sharing, yaitu bagaimana orang-orang yang memiliki pengetahuan memiliki kemauan untuk membagi pengetahuan pada rekan-rekannya. Budaya untuk membagi (dan menerima) ide-ide, pengetahuan, dan pengalaman kerja sangat dibutuhkan untuk memulai KM dalam organisasi Anda.

Tahap pertama inilah yang paling penting dari seluruh proses perencanaan KM. Jika tahap ini tidak pernah dilakukan, maka proyek penerapan KM sudah bisa dikatakan gagal.

Tahap Kedua, sempurnakan metode Anda. Cara-cara berbagi pengetahuan dapat Anda temukan di Internet, tapi apa yang terbaik bagi organisasi Anda, hanya Anda yang tahu. Anda dapat mengambil beberapa kisah sukses yang ada mengenai bagaimana cara suatu perusahaan dapat menerapkan KM dan dapat meningkatkan value dalam perusahaan.

Sebagian besar dari metode-metode tersebut hanyalah improvisasi dari rantai berikut:

Understanding > Sharing > Review > Improvise > Store > Sharing > Review > …

Segala pengetahuan dimulai dari Understanding (pemahaman) atas suatu hal. Kemudian manusia memerlukan Sharing (berbagi) supaya pemahamannya tersebut dapat digunakan untuk orang lain. Pada waktu sharing, setiap orang dapat melakukan Review atas debat atau feedback atas suatu pemahaman. Dari review tersebut, suatu pemahaman dapat diperbaiki dan disempurnakan, yang kemudian pemahaman tersebut dapat dibagi lagi dengan orang-orang lain dan seterusnya.

KM adalah mengenai budaya untuk saling berbagi pengetahuan. Jika budaya tersebut tidak bisa dibuat dalam organisasi Anda, maka sangat sulit bahkan untuk memulai KM.