Pengambilan pengetahuan adalah bagian vital dalam sebuah perancangan sistem KM. Mutu dari sistem KM yang dibangun tergantung dari baik-tidaknya proses pengambilan pengetahuan. Dalam proses ini, sangatlah penting untuk mengetahui dimana, dan bagaimana mengambil dan memisah-misahkan pengetahuan yang tersebar dalam organisasi.

Pengambilan pengetahuan adalah sebuah proses pengambilan, pengorganisasian, dan mempelajari pengetahuan pada cakupan tertentu. Tujuan pengambilan pengetahuan adalah untuk mengidentifikasi aturan-aturan, polis, dan prosedur pada cakupan tertentu tersebut.

Proses pengambilan pengetahuan melibatkan 2 orang, yaitu Knowledge Engineer sebagai profesional yang melakukan rekayasa metodologi untuk menganalisis pengetahuan manusia, dan Domain Expert sebagai profesional dalam industri yang memiliki core competence di polis, prosedur dan praktek yang dapat menyelesaikan masalah dan melakukan suatu pekerjaan dalam area tertentu.

Proses pengambilan pengetahuan dapat dilakukan dengan cara tradisional, misalnya dengan wawancara. Proses ini memerlukan banyak waktu dan uang karena pengambilan pengetahuan seorang pakar dalam organisasi tidak semudah mengambil pengetahuan dari bahan explicit. Proses ini dapat memberikan kesalahan penerimaan pengetahuan karena tidak semua pakar mampu untuk memberikan pengetahuannya secara jelas dan lengkap saatu wawancara pertama kali dilakukan. Wawancara dapat dilakukan berkali-kali, dan setiap wawancara, pembahasan selalu bertambah dalam dan detail pada satu wacana.

Proses pengambilan pengetahuan dilakukan secara iteratif, yaitu mengumpulkan, meginterpretasikan, dan menganalisa pengetahuan yang didapat. Setiap iterasi menambahkan membangun pengetahuan menjadi lebih dalam dan lebih mendetail.

Iterasi Pengambilan Pengetahuan

Seorang Domain Expert diharapkan berpartisipasi dalam seluruh tahapan pengembangan sistem. Domain Expert dapat memberikan gambaran umum sistem yang diharapkan pada tahap pertama pengembangan sistem dilakukan. Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan tim Domain Expert adalah sebagai berikut:

1. Menyediakan gambaran umum dari fungsi-fungsi sistem KM yang diharapkan.
2. Mendefinisikan kebutuhan input dan output, fasilitas penjelasan dalam sistem KM, dan operasi penggunaan sistem.
3. Mendampingi tim pengembang dalam testing dan evaluasi.
4. Memberikan feedback dalam mengesahkan pengetahuan yang diambil.
5. Mendampingi proses interpretasi dan analisis pengetahuan.

Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan Knowledge Engineer adalah sebagai berikut:

1. Mengambil informasi dalam area domain.
2. Menginterpretasi dan menganalisis informasi.
3. Mengkoordinasi dan menugaskan anggota-anggota tim.

Banyak teknik dilakukan untuk mengambil pengetahuan tacit dari seorang pakar, teknik ini disebut teknik Knowledge Acquisition. Berikut adalah contoh dari beberapa teknik yang sering digunakan:

1. Protocol-generation, yaitu menggunakan berbagai cara wawancara, laporan, dan teknik pengamatan.
2. Protocol-analysis, yaitu dengan transkrip untuk wawancara atau informasi berbasis teks untuk mengidentifikasi berbagai pengetahuan seperti tujuan, keputusan, relasi, dan atribut.
3. Hierarchy-generation, yaitu dengan menggunakan strata untuk membangun klasifikasi atau struktur hirarki lainnya seperti hirarki tujuan, dan jejaring tujuan.
4. Matrix-based, yaitu dengan menggunakan matriks yang mengindikasikan problem dengan solusi, dan sebagainya. Tujuan menggunakan matriks adalah untuk meembuat rating, analisis, dan mengkategorikan konsep.
5. Sorting, yaitu dengan memahami bagai seseorang melakukan perbandingan dan mengurutkan konsep-konsep yang ada. Penggunaan teknik sorting dapat memahami pengetahuan mengenai kelas, properti, dan prioritas.
6. Limited-information dan Constraint-processing task, yaitu membatasi waktu dan informasi yang tersedia kepada pakar saat melakukan pekerjaan. Secara jelas, dalam teknik 20 pertanyaan dapat memberikan cara yang efisien dalam mengakses informasi penting dalam urutan.
7. Diagram-based, yaitu menggunakan peta konsep, state-transition network, event diagra, dan peta proses. Penggunaan teknik penting saat mengambil informasi dalam 5W “What, How, When, Who, dan Why” pada pekerjaan dan event yang ada.